在美國(guó)西點(diǎn)軍校，有一個(gè)廣為傳誦的悠久傳統(tǒng)。學(xué)員遇到軍官問話時(shí)，只能有四種回答：“報(bào)告長(zhǎng)官，是”、“報(bào)告長(zhǎng)官，不是”、“報(bào)告長(zhǎng)官，知道”、“報(bào)告長(zhǎng)官，不知道”，除此以外，不能多說一個(gè)字。這就是制度。
制度化的作用是什么呢？我認(rèn)為有二點(diǎn)：第一，告訴你能做什么，第二，告訴你要怎么去做。通過傳統(tǒng)，一個(gè)剛進(jìn)入西點(diǎn)軍校的學(xué)員，他就可以馬上了解二件事，首先長(zhǎng)官問話必須回答，其次答案必須是其中的一個(gè)。
制度化的優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在哪里呢？比如剛?cè)胛榈能娙?，他很容易就能學(xué)會(huì)“齊步走”，不會(huì)受老兵退役的影響。原因就是“齊步走”的操作是制度化、流程化的：1、士兵聽到口令后先邁出左腿；2、每一步的步幅為75公分；3、每分鐘的步頻為116步。
對(duì)一個(gè)目光遠(yuǎn)大的企業(yè)來說，制度化管理是不可或缺的，是發(fā)展壯大的必經(jīng)之路。但俗話說的好條條大路通羅馬，可也有遠(yuǎn)路和近路之分。對(duì)企業(yè)來說，只有為自己量身制定的路才是最好的。那如何挖掘一條最好的路呢？
首先我們要明白制度和流程實(shí)際就是工作經(jīng)驗(yàn)的積累。在工作中我們明白什么事情是要做的，在操作中會(huì)出現(xiàn)哪些狀況，怎么樣避免出現(xiàn)失誤，再將這些最真實(shí)的工作按順序記錄下來，就形成最基本的流程了。然后將這份流程文檔化、表格化，又回饋給第一線員工。再進(jìn)行新的工作時(shí)，每完成一個(gè)工序就勾選一項(xiàng)，這樣的話就保證工序上不會(huì)有任何遺漏，同時(shí)將出現(xiàn)的新問題及時(shí)反饋。這樣每次取得一點(diǎn)進(jìn)步，最終就能制作出適合當(dāng)前階段的制度和流程了。但不要妄想有一個(gè)絕對(duì)完美的流程，因?yàn)橹贫?、流程這個(gè)東西是一種不斷發(fā)展、前進(jìn)的事物，沒有能適應(yīng)所有狀況的萬金油，只能靠我們不斷的積累，不斷的總結(jié)，修正，才能形成一個(gè)最適合自己的好流程。
比如說有一個(gè)新的工程項(xiàng)目，制定流程如下：進(jìn)場(chǎng)時(shí)先進(jìn)行拍照，記錄現(xiàn)場(chǎng)狀況，再開始工作，同時(shí)記錄每步的進(jìn)展（可拍照記錄），完成工程驗(yàn)收之后，在記錄完成之后的狀況，這就是第一手的資料?；氐焦竞螅瑢D片和工作流程表格集合起來，做一個(gè)工作文檔，同時(shí)記錄工作中出現(xiàn)的新問題，看流程是否要修改。這樣的話，隨著完成的工程越多，經(jīng)驗(yàn)也就越來越豐富，流程也會(huì)越來越好。同時(shí)公司也有了歷史記錄，這代表了公司的發(fā)展歷程。在對(duì)新的客戶進(jìn)行介紹時(shí)，也可非常的直觀，同時(shí)顯示出公司管理的規(guī)范，證明了公司的實(shí)力，以及在不斷的取得進(jìn)步。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，每一個(gè)工程所記錄的數(shù)據(jù)，以后都是公司的最寶貴的財(cái)富。這些最真實(shí)的數(shù)據(jù)，可以使我們通過這些了解市場(chǎng)的發(fā)展過程，并對(duì)市場(chǎng)前景作出準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)。對(duì)數(shù)據(jù)分析來說，越是真實(shí)的數(shù)據(jù)越能看出市場(chǎng)的真實(shí)動(dòng)態(tài)，這就是公司發(fā)展的基石。同時(shí)對(duì)一個(gè)公司來說，歷史是不容忘記的，記錄了公司的成長(zhǎng)歷程，對(duì)以后的新員工也是一個(gè)激勵(lì)。
最后企業(yè)的發(fā)展就像在一條長(zhǎng)長(zhǎng)的斜坡上向上推動(dòng)著的一個(gè)雪球。雪球有巨大的下滑力，只要推動(dòng)者略有松懈，它就會(huì)迅速下滑。鐵打的營(yíng)盤，流水的兵。雪球的推動(dòng)者常會(huì)有升遷、調(diào)動(dòng)或輪換，但決不能在人員調(diào)動(dòng)時(shí)，讓其崗位的雪球滑到谷底，后繼者又來從零開始向上推……周而復(fù)始，這會(huì)導(dǎo)致每個(gè)人都付出不必要的艱辛努力，以致每個(gè)人實(shí)際上都是在一個(gè)低水平位置上做著效益低下的重復(fù)工作。正確的做法是：每人都必須把雪球穩(wěn)定在自己的最高點(diǎn)，讓后來者從這個(gè)高度再把雪球向上推進(jìn)一步，哪怕是一小步。要做到這點(diǎn)，就需要一個(gè)防止雪球下滑的“契子”——企業(yè)不斷完善的制度和流程，凡事均應(yīng)做到有章可循。每個(gè)員工都應(yīng)對(duì)企業(yè)可以量化的效益指標(biāo)做出貢獻(xiàn)，而且還應(yīng)當(dāng)對(duì)不能量化的“制度和流程”作出貢獻(xiàn)。當(dāng)某員工離開某崗位時(shí)，離開的是“個(gè)人”，而留下的則是“制度和流程”；接管其崗位的后來者能夠迅速地遵循現(xiàn)有的“制度和流程”展開工作，繼續(xù)推動(dòng)工作向前發(fā)展。
對(duì)一個(gè)公司來說，發(fā)展到一定的程度之后，就必然要走規(guī)范制度流程這一步。這是個(gè)繁瑣的工作，只能一步步的去完善，不要妄想一次性搞定，要有長(zhǎng)期的準(zhǔn)備，一步步、一點(diǎn)點(diǎn)的去進(jìn)步形成最適宜的制度，這也是一個(gè)目標(biāo)走向世界的公司天然的使命。最后公司的每一點(diǎn)點(diǎn)進(jìn)步都需要公司全體同仁的智慧，為了讓銀河成為世界級(jí)的企業(yè)大家一起努力吧！
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